Polisi a gweithdrefn trin arian cleientiaid

Mae Baileys and Partners Limited (yn masnachu fel Baileys and Partners) yn gwmni rheoleiddiedig o Syrfewyr Siartredig ac mae wedi ymrwymo i gynnal y safonau uchaf o ran proffesiynoldeb, tryloywder a diogelu cleientiaid. Yn yr hysbysiad hwn, mae cyfeiriadau at ‘Y Cwmni’, ‘ni’, ‘ninnau’ neu ‘ein’ yn golygu Baileys and Partners.

Mae’r Polisi Trin Arian Cleientiaid hwn yn nodi sut rydym yn derbyn, yn dal, yn rheoli ac yn cyfrif am arian cleientiaid yn unol â Safonau Proffesiynol a Moesegol Byd-eang Sefydliad Brenhinol y Syrfewyr Siartredig (RICS) a Rheolau Trin Arian Cleientiaid RICS (Argraffiad 1af), ynghyd â chanllawiau cysylltiedig.

Bwriad y polisi hwn yw rhoi sicrwydd i gleientiaid, rheoleiddwyr a rhanddeiliaid eraill bod arian cleientiaid yn cael ei ddiogelu bob amser a’i drin mewn modd cadarn, tryloyw a chydymffurfiol.

Pwrpas y polisi hwn

  • Diogelu arian cleientiaid a ymddiriedwyd i’r Cwmni
  • Sicrhau cydymffurfiaeth lawn â Rheolau Trin Arian Cleientiaid RICS
  • Nodwch weithdrefnau a rheolaethau mewnol clir ar gyfer trin arian cleientiaid
  • Lleihau’r risg o golled, oedi, camddefnyddio neu gamddefnyddio arian cleientiaid
  • Darparu tryloywder i gleientiaid ynghylch sut mae eu harian yn cael ei drin

Cwmpas

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i:

  • Pob cyfarwyddwr, swyddog a gweithiwr y Cwmni
  • Unrhyw ymgynghorwyr neu gontractwyr a gyflogir gan y Cwmni a allai fod yn ymwneud â thrin arian cleientiaid
  • Pob achos lle mae’r Cwmni’n dal neu’n derbyn arian ar ran cleientiaid neu drydydd partïon

Diffiniad o Arian Cleient

Diffinnir arian cleientiaid fel arian o unrhyw arian cyfred sydd:

  • Yn cael ei ddal neu ei dderbyn gan y Cwmni ar ran cleient neu drydydd parti; ac nad yw’n ddyledus ac yn daladwy ar unwaith i’r Cwmni ar gyfer ei gyfrif ei hun.

Gall arian cleientiaid gynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i):

  • Taliadau ymlaen llaw ar gyfer ffioedd neu dreuliau proffesiynol
  • Cadwadau neu gronfeydd rhanddeiliaid
  • Blaendaliadau a gedwir wrth aros am gwblhau trafodiad
  • Taliadau iawndal, fforddfraint neu opsiwn a gedwir dros dro
  • Cronfeydd a gedwir mewn cysylltiad ag anghydfodau neu gyfarwyddiadau penodol gan gleientiaid

Egwyddorion Craidd

  1. Cedwir arian cleientiaid ar wahân i arian y Cwmni ei hun bob amser
  2. Mae arian y cleient yn cael ei ddal ar ymddiriedolaeth ar ran y cleient
  3. Cedwir cofnodion cywir a chyfredol
  4. Mae arian y cleient ar gael i’w ddychwelyd i’r cleient heb oedi
  5. Mae tryloywder ac atebolrwydd yn sail i bob gweithdrefn

Cedwir arian cleientiaid mewn cyfrif cleient dynodedig a bydd yn cael ei gadw ar wahân i arian y cwmni ei hun bob amser. Mae’r cyfrif wedi’i ddynodi’n glir i gynnwys enw’r Cwmni a’r geiriau “Cyfrif Cleient”. Cedwir cyfrif y cleient gyda banc sydd wedi’i awdurdodi gan yr FCA, sydd wedi’i leoli yn y DU. Lle bo angen, ceir cadarnhad ysgrifenedig gan y banc bod yr arian yn y cyfrif yn cael ei ddal i orchymyn y cleient. Nid yw arian cleientiaid yn rhan o asedau’r Cwmni rhag ofn ansolfedd. Ni fydd arian cleientiaid byth yn cael ei ddefnyddio i ariannu gweithgareddau gweithredol y Cwmni.

Derbyn Arian Cleient

Bydd holl arian cleientiaid yn cael ei fancio’n brydlon ac ym mhob achos dim hwyrach na thri diwrnod gwaith ar ôl ei dderbyn. Ni anogir derbyniadau arian parod; lle na ellir eu hosgoi, cânt eu cofnodi ar unwaith a’u hadneuo heb oedi. Ar ôl derbyn arian, byddwn yn cofnodi yn y cyfrif llyfrau cleient:

  • Y dyddiad y derbynnir yr arian
  • Swm
  • Enw a chyfeirnod y cleient
  • Ffynhonnell arian
  • Diben y cedwir yr arian ar ei gyfer

Cadw Cofnodion Mewnol

  • Cedwir llyfrau cyfrifon ar wahân ar gyfer cleientiaid. Mae llyfrau cyfrifon yn dangos yr holl dderbynebau, taliadau a balansau yn glir.
  • Mae cysoniadau banc cyfrifon cleientiaid yn cael eu paratoi’n fisol ac yn cael eu hadolygu a’u llofnodi gan Gyfarwyddwr. Bydd Cyfarwyddwr yn cwblhau cysoniad o’r cyfrif gan gymharu balansau llyfrau cyfrifon, llyfrau arian parod a datganiadau banc.

Cadw Cofnodion Arian Cleientiaid

Mae cofnodion arian cleientiaid yn cael eu storio’n ddiogel yn ddigidol a’u cadw am o leiaf chwe blynedd.

Sut Rydym yn Gwneud Taliad o Gyfrif y Cleient

Dim ond yn unol â chyfarwyddiadau’r cleient neu rwymedigaethau cytundebol y gwneir taliadau. Cefnogir taliadau gan ddogfennaeth briodol ac awdurdodir hwy yn unol â gweithdrefnau mewnol. Pan fo ffioedd a threuliau’r cwmni ei hun yn ddyledus, dim ond pan fo:

  • Mae ffioedd yn ddyledus ac yn daladwy
  • Mae’r cleient wedi darparu awdurdod ysgrifenedig i ffioedd o’r fath gael eu talu o’r arian a gedwir yng nghyfrif y cleient
  • Mae anfoneb wedi’i chyhoeddi

Ni ddylai unrhyw daliadau o gyfrif y cleient arwain at i gyfrif y cleient fynd yn orddrafft.

Llog ar Arian Cleient

Cedwir arian cleientiaid mewn cyfrif cleient cyffredinol. Ni thelir llog fel arfer ar arian cleientiaid oni bai bod swm sylweddol yn cael ei ddal am fwy na 30 diwrnod a bod y swm hwn yn fwy na £1000.00 (mil o bunnoedd). Lle mae llog yn daladwy, cytunir ar y trefniadau gyda’r cleient ymlaen llaw a’u cadarnhau yn ysgrifenedig.

Rheolaethau, Mynediad a Diogelwch

  • Mae mynediad i gyfrifon cleientiaid wedi’i gyfyngu i staff awdurdodedig o fewn y Cwmni
  • Caiff mynediad at fancio ar-lein ei reoli, ei fonitro a’i adolygu’n rheolaidd
  • Cynhelir gwahanu dyletswyddau lle bo’n ymarferol
  • Mae staff sy’n trin arian cleientiaid yn cael hyfforddiant priodol ar y polisi hwn a rheolau a rheoliadau RICS
  • Ceir adroddiad cyfrifydd annibynnol blynyddol yn unol â gofynion RICS
  • Os codir unrhyw faterion gyda Chyfarwyddwr sy’n groes i’r polisi hwn, cânt eu hadolygu’n brydlon a’u trin.

Toriadau, Gwallau ac Adrodd

Rhaid rhoi gwybod ar unwaith i Gyfarwyddwr am unrhyw dorri polisi gwirioneddol neu a amheuir. Caiff adroddiadau o’r fath eu hadolygu’n brydlon a’u trin. Rhaid rhoi gwybod i RICS am dorri rheolau materol heb oedi (ffôn: +44 (0) 20 7695 1670). Bydd cleientiaid yn cael gwybod ar unwaith ble y gallai eu harian gael ei effeithio.

Cwynion

Caiff cwynion sy’n ymwneud ag arian cleientiaid eu trin yn unol â Gweithdrefn Trin Cwynion y Cwmni. Cysylltwch â ni i ofyn am gopi.

Adolygiad Polisi

Caiff y polisi hwn ei adolygu o leiaf unwaith y flwyddyn a’i ddiweddaru yn ôl yr angen i adlewyrchu newidiadau mewn deddfwriaeth, rheoliadau neu safonau proffesiynol.