Hysbysiad Preifatrwydd a Chadw Ffeiliau Baileys and Partners
Mae Baileys and Partners Limited (yn masnachu fel Baileys and Partners) wedi ymrwymo i ddiogelu eich gwybodaeth personol. Yn yr hysbysiad hwn, mae cyfeiriadau at ‘ni’, ‘ninnau’ neu ‘ein’ yn golygu Baileys and Partners. Mae’r hysbysiad hwn yn esbonio sut rydym yn casglu ac yn defnyddio’r wybodaeth bersonol amdanoch chi.
Pan fyddwn yn defnyddio eich data personol, rydym yn cael ein rheoleiddio o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) sy’n berthnasol ledled yr Undeb Ewropeaidd (Gan gynnwys yn y Deyrnas Unedig) ac rydym yn gyfrifol fel ‘rheolwr’ y data personol hwnnw at ddibenion y GDPR. Mae ein defnydd o’ch data personol yn ddarostyngedig i’ch cyfarwyddiadau, y GDPR, deddfwriaeth berthnasol arall y DU a’r UE a’n dyletswydd broffesiynol o gyfrinachedd.
Pwy ydym ni
Baileys and Partners Limited (Yn masnachu fel Baileys and Partners) wedi’i gofrestru yng Nghymru a Lloegr gyda rhif cofrestru’r Cwmni 10425944 sydd â’i swyddfa gofrestredig yn Tyddyn Du, Llanbedr, Gwynedd, Cymru, LL45 2LR. Mae gan Baileys and Partners ail swyddfa yn M-SParc, Parc Gwyddoniaeth Menai, Gaerwen, Ynys Môn, LL60 6AG (yn y llythyr hwn cyfeirir at Baileys and Partners fel ni, ni a/neu ein).
Baileys and Partners sy’n gweithredu’r wefan https://baileysandpartners.co.uk/ (y “wefan”). Dangosir manylion cyswllt ar ddiwedd yr hysbysiad hwn.
Rydym yn cael ein rheoleiddio gan Sefydliad Brenhinol y Syrfewyr Siartredig (RICS) ac yn prosesu data personol yn unol â Rheolau Ymddygiad a safonau proffesiynol RICS.
Gwybodaeth a gasglwn
Mae angen eich data personol er mwyn i ni allu darparu ein gwasanaeth i chi. Os na fyddwch yn darparu’r data personol rydym yn gofyn amdano, gall hynny ein gohirio neu ein hatal rhag darparu gwasanaethau i chi.
Data personol y gallwn ei gasglu:
- Eich enw, cyfeiriad, manylion cyswllt electronig a rhif ffôn.
- Gwybodaeth i’n galluogi i wirio a dilysu eich hunaniaeth, a all hefyd gynnwys gwiriadau credyd neu wiriadau ariannol eraill.
- Gwybodaeth sy’n ymwneud â’r mater rydych chi’n ceisio ein cyngor yn ei gylch.
- Eich manylion ariannol cyn belled ag y maent yn berthnasol i’ch cyfarwyddiadau.
Mae eich gwybodaeth yn cael ei chasglu o:
- Gwybodaeth a gofnodwyd ar ein gwefan
- E-bost, post, a phost
- Cysylltwch dros y ffôn
- Sianeli cyfryngau cymdeithasol Baileys and Partners
- Cysylltiadau wyneb yn wyneb â staff Baileys and Partners
- Gwybodaeth a gasglwyd gennym drwy ddigwyddiadau
- Gwybodaeth a dderbyniwn gan drydydd partïon allanol
- Ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd, er enghraifft Tŷ’r Cwmnïau neu HM Land Registry
Sut a pham rydym yn defnyddio eich data personol
O dan gyfraith diogelu data, dim ond os oes gennym reswm priodol dros wneud hynny y gallwn ddefnyddio eich data personol:
- Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol
- Ar gyfer cyflawni ein contract gyda chi neu i gymryd camau ar eich cais cyn ymrwymo i gontract
- Ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti
- Lle rydych chi wedi rhoi caniatâd
Sut rydym yn defnyddio eich data personol
| Sut rydym yn defnyddio eich data personol | Ein rhesymau |
|---|---|
| Er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau o dan ein contract gyda chi. | Er mwyn cyflawni ein contract gyda chi neu i gymryd camau ar eich cais cyn ymrwymo i gontract. |
| I gynnal gwiriadau i wirio eich hunaniaeth, a all hefyd gynnwys gwiriadau credyd neu wiriadau ariannol eraill. | Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol. |
| Prosesu sy’n angenrheidiol i gydymffurfio â rhwymedigaethau proffesiynol, cyfreithiol neu reoleiddiol sy’n berthnasol i’n busnes. | Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol. |
| Casglu a darparu gwybodaeth sy’n ofynnol gan neu sy’n ymwneud ag archwiliadau, ymholiadau neu ymchwiliadau gan gyrff rheoleiddio neu i’n galluogi i baratoi adroddiadau y mae’n ofynnol i ni eu gwneud yn ôl y gyfraith neu ein rheoleiddiwr proffesiynol. | Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol. |
| Sicrhau bod polisïau busnes yn cael eu dilyn, e.e. polisïau sy’n ymdrin â diogelwch a defnydd o’r rhyngrwyd. | Ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti; i sicrhau ein bod yn dilyn ein gweithdrefnau mewnol fel y gallwn ddarparu’r gwasanaeth gorau i’n cleientiaid, e.e. polisïau sy’n ymdrin â diogelwch a defnydd o’r rhyngrwyd. |
| Rhesymau gweithredol, megis gwella effeithlonrwydd, hyfforddiant a rheoli ansawdd, gan gynnwys archwiliadau ansawdd allanol. | Ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu rai trydydd parti; ar gyfer monitro ein heffeithlonrwydd fel y gallwn ddarparu’r gwasanaeth gorau i’n cleientiaid. |
| I fonitro ein perfformiad gan ddefnyddio dadansoddiad ystadegol i’n helpu i reoli ein busnes. | Ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu rai trydydd parti; fel y gallwn ddarparu’r gwasanaeth gorau i’n cleientiaid. |
| Atal mynediad heb awdurdod ac addasiadau i systemau. | Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol ac er ein buddiannau cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti; er mwyn atal a chanfod gweithgarwch troseddol. |
| Diweddaru cofnodion cleientiaid. | Ar gyfer cyflawni ein contract gyda chi neu i gymryd camau ar eich cais cyn ymrwymo i gontract. Ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu rai trydydd parti ac i gydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol; i gadw mewn cysylltiad â chleientiaid ynghylch gwasanaethau presennol a newydd. |
| Marchnata ein gwasanaethau i gleientiaid presennol a chyn-gleientiaid. Er mwyn rhoi gwybodaeth am y cwmni, diweddariadau amserol a manylion am wasanaethau a allai fod o ddiddordeb i chi. | Ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu rai trydydd parti; i hyrwyddo ein busnes i gleientiaid presennol a chyn-gleientiaid. Ar gyfer cyflawni ein contract gyda chi a chydsyniad gennych chi. |
| I gyfarwyddo trydydd partïon ar eich rhan yn unol â’n contract gyda chi | Ar gyfer cyflawni ein contract gyda chi neu i gymryd camau ar eich cais cyn ymrwymo i gontract. |
| Trin cwynion a delio â hawliadau yn ein herbyn | Ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon ni neu fuddiannau trydydd parti; i wneud yn siŵr ein bod ni’n dilyn ein gweithdrefnau mewnol ein hunain a phan fo angen i ni adrodd i’n hyswirwyr indemniad proffesiynol. |
Pwy fydd â mynediad at y wybodaeth
Weithiau rydym yn allanoli rhai gwasanaethau i drydydd partïon ag enw da. Rydym yn ei gwneud yn ofynnol i drydydd partïon gydymffurfio’n llym â’n cyfarwyddiadau a’n cyfreithiau diogelu data. Rydym yn ymrwymo i gontractau gyda’n proseswyr data ac yn monitro eu gweithgareddau.
O ran gwiriadau Gwrth-Wyngalchu Arian, rydym yn defnyddio gwiriwr dilysu trydydd parti AMLcc. Mae AMLcc yn prosesu eich data ar gyfer gwiriadau Gwrth-Wyngalchu Arian yn unig ac yn gweithredu fel prosesydd data o dan ddiogelwch cytundebol.
Mae Baileys and Partners yn defnyddio eich data i anfon blogiau a diweddariadau proffesiynol. Gallwch ddewis peidio â derbyn cyfathrebiadau marchnata ar unrhyw adeg.
Rydym yn cymryd mesurau sefydliadol a thechnegol rhesymol i amddiffyn eich gwybodaeth rhag mynediad, addasiad neu gamddefnydd heb awdurdod.
Am ba hyd y cedwir eich data personol
Bydd eich data personol yn cael ei gadw cyhyd ag y bo angen at y dibenion a restrir uchod, oni bai bod gofynion cyfreithiol yn mynnu fel arall.
Sut y bydd eich ffeil yn cael ei chau
Unwaith y bydd eich cyfarwyddyd wedi’i gwblhau, bydd eich ffeil yn cael ei gwirio a bydd copïau gwreiddiol yn cael eu dychwelyd, ynghyd ag unrhyw ddogfennau a grëwyd gan Baileys and Partners neu drydydd partïon. Mae cadw data yn dibynnu ar y math o ddata a’r rheoliadau perthnasol.
Sut i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i ni am unrhyw newidiadau i’ch gwybodaeth
Rhowch wybod i ni yn ysgrifenedig os bydd eich data personol yn newid. Darperir manylion cyswllt ar ddiwedd yr hysbysiad hwn.
Defnydd o gwcis
Mae cwcis yn helpu gwefannau i gofio pwy ydych chi a gwybodaeth am eich ymweliad. Am gyfarwyddiadau optio allan, cyfeiriwch at bolisi preifatrwydd a chwcis eich porwr.
Defnyddio Offer AI
Rydym yn defnyddio offer AI, gan gynnwys ChatGPT fersiwn 5, ar gyfer tasgau gweinyddol, drafftio, crynhoi, cyfathrebu, ymchwil fewnol, a gwelliannau effeithlonrwydd. Ni ddefnyddir AI ar gyfer gwneud penderfyniadau cwbl awtomataidd. Cynhelir goruchwyliaeth ddynol.
Eich hawliau
Mae gennych yr hawl i:
- Diweddaru eich data a chywiro anghywirdebau
- Gofyn am gopi o’ch gwybodaeth bersonol
- Gofyn am ddileu data personol
- Cyfyngu ar brosesu
- Gwrthwynebu rhai mathau o brosesu, fel marchnata uniongyrchol
Mwy o wybodaeth: ICO Guide to Individual Rights
Ymholiadau a Chwynion
Cyflwynwch ymholiadau yn ysgrifenedig i’r Swyddog Diogelu Data yn Baileys and Partners:
Tyddyn Du, Llanbedr, Gwynedd, Cymru. LL45 2LR
Ffôn: 01341 241700
Ebost: enquires@baileysandpartners.co.uk
Gwefan: https://baileysandpartners.co.uk/
Gallwch hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113 or 01625 545745
Gwefan: www.ico.gov.uk
Adolygiad o Hysbysiad Preifatrwydd Baileys and Partners
Adolygwyd yr hysbysiad hwn ddiwethaf ym mis Ionawr 2026. Gall gael ei ddiweddaru unrhyw bryd; gwiriwch y wefan am newidiadau.